1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist je nach Verarbeitungsvorgang insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung, z. B. Aufbewahrungspflichten) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten im Rahmen der Patientenformulare gilt zusätzlich Art. 9 DSGVO; die jeweilige Rechtsgrundlage ist bei den einzelnen Verarbeitungen unten gesondert genannt.

3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Diese Website wird bei einem externen Hosting-Anbieter gehostet. Beim Aufruf dieser Website erhebt der Hosting-Anbieter automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind in der Regel: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite, verwendeter Browser und dessen Version, verwendetes Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer-URL). Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und dienen ausschließlich der technisch fehlerfreien Bereitstellung der Website sowie der Gewährleistung der Systemsicherheit (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website). Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Unser Hosting-Anbieter ist:

4. Kontaktaufnahme (Kontaktformular, Telefon, E-Mail)

Wenn Sie uns über das Kontaktformular auf der Startseite, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (u. a. Name, E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Die im Kontaktformular eingegebenen Daten werden verschlüsselt per E-Mail an unser Praxis-Postfach (info@dr-baerwolff.de) übermittelt und dort bearbeitet; eine Speicherung in einer Datenbank auf dem Webserver erfolgt nicht. Zum Schutz vor missbräuchlichen automatisierten Zusendungen (Spam) wird zusätzlich für die Dauer von 20 Sekunden ein anonymisierter Hashwert Ihrer IP-Adresse serverseitig zwischengespeichert und danach automatisch überschrieben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage der Anbahnung einer Behandlung dient, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht mehr erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Online-Formulare für Patientinnen und Patienten

Auf unserer Website stellen wir verschiedene Formulare zur Online-Ausfüllung bereit, unter anderem den Anamnesebogen, die Einwilligungserklärung zur Abrechnung, Mehrkostenvereinbarungen, den Fragebogen zur professionellen Zahnreinigung (PZR) sowie die Patientenbefragung. Nach dem Absenden werden die eingegebenen Daten auf unserem Server zu einer PDF-Datei zusammengefasst und per verschlüsselter SMTP-Verbindung als E-Mail-Anhang an das Praxis-Postfach (formulare@dr-baerwolff.de) übermittelt. Eine dauerhafte Speicherung der eingegebenen Daten auf dem Webserver selbst erfolgt nicht; die Daten liegen anschließend nur noch im E-Mail-Postfach der Praxis bzw. in Ihrer Patientenakte vor.

Der Anamnesebogen fragt neben Ihren Kontaktdaten auch Gesundheitsdaten ab (z. B. Vorerkrankungen, Allergien und Unverträglichkeiten, Medikamenteneinnahme, Herz-Kreislauf-, Stoffwechsel- und Infektionskrankheiten, Angaben zu Schwangerschaft, Tabakkonsum). Hierbei handelt es sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck einer sorgfältigen zahnmedizinischen Anamnese und Behandlungsplanung auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG (Gesundheitsversorgung) sowie Ihrer im Formular erteilten Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Diese Angaben unterliegen zusätzlich unserer ärztlichen Schweigepflicht.

Sofern Sie im Anamnesebogen freiwillig Ihre E-Mail-Adresse angeben und der regelmäßigen Erinnerung an Vorsorgetermine (Recall) zustimmen, verarbeiten wir diese Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

Die Patientenbefragung wird ohne Angabe von Name oder Kontaktdaten durchgeführt; die Auswertung erfolgt anonym zur Qualitätssicherung unserer Praxis (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Verbesserung unserer Leistungen).

Die im Rahmen der Patientenformulare verarbeiteten Daten werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Patientenunterlagen (u. a. § 630f BGB, grundsätzlich zehn Jahre, für einzelne Unterlagen wie Röntgenaufnahmen ggf. länger) aufbewahrt und danach gelöscht, soweit keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

6. Terminbuchung über einen externen Anbieter

Über den Button „Termin buchen" auf der Startseite gelangen Sie in einem neuen Browser-Fenster auf die Online-Terminbuchung des externen Anbieters dr-flex (dr-flex.de). Sobald Sie diesen Button anklicken und die externe Seite aufrufen, gilt dessen eigene Datenschutzerklärung; auf die dortige Datenverarbeitung haben wir keinen Einfluss. Bis zum aktiven Klick auf diesen Button werden keine Daten an dr-flex übermittelt.

7. Einbindung von Google Maps

Auf der Startseite bieten wir Ihnen im Bereich „Anfahrt" eine Anzeigekarte des Kartendienstes Google Maps an, betrieben von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (bei Verarbeitung außerhalb des EWR ggf. durch Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA). Damit beim bloßen Aufruf unserer Startseite noch keine Verbindung zu Google-Servern aufgebaut wird, ist die Karte zunächst nur als Platzhalter mit einem Hinweistext eingebunden. Erst wenn Sie aktiv auf den Button „Karte laden" klicken, wird die eigentliche Google-Maps-Karte per iframe nachgeladen (sogenannte Zwei-Klick-Lösung).

Erst mit diesem Klick wird eine Verbindung zu Servern von Google hergestellt, wobei Ihre IP-Adresse sowie ggf. weitere Daten (z. B. zu Ihrem Browser oder Gerät) an Google übertragen und dort auch in den USA verarbeitet werden können; ein für die EU angemessenes Datenschutzniveau kann hierbei nicht in allen Fällen sichergestellt werden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch den aktiven Klick auf „Karte laden" (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen können, indem Sie die Seite einfach nicht erneut anklicken bzw. neu laden. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy.

8. Cookies und Analyse-Tools

Unsere Website selbst setzt keine eigenen Cookies und verwendet keine Analyse- oder Tracking-Tools (z. B. keine Webanalyse, keine Social-Media-Plugins, kein Werbetracking). Lediglich nach einem aktiven Klick auf „Karte laden" (siehe oben) kann der dann eingebundene Kartendienst Google Maps eigene Cookies setzen; auf deren Inhalt und Nutzung haben wir keinen Einfluss.

9. Datensicherheit

Diese Website sowie die Übertragung der Online-Formulare erfolgen verschlüsselt (SSL/TLS bzw. verschlüsselte SMTP-Verbindung), um Ihre übermittelten Daten gegen unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Innerhalb unserer Praxis gelten die üblichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten sowie unsere ärztliche Schweigepflicht.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen uns gegenüber hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten grundsätzlich folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Bitte wenden Sie sich hierzu an die oben unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständig ist:

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Fassung.

Stand: September 2026